Die Lohnbuchhaltung konzentriert sich auf die vollständige Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Beachtet werden müssen unter anderem die Erfüllung der gesetzlich vorgegebenen Meldeerfordernisse, die Pflege der Personalstammdaten und die Führung der Jahreslohnkonten. Hierfür sind spezielle Kenntnisse erforderlich, weswegen es sinnvoll ist, die Lohnbuchhaltung von einem Experten erledigen zu lassen.
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, der Mitarbeiter beschäftigt, ist von Gesetzes wegen zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das bedeutet, dass er monatlich eine Entgeltabrechnung erstellen muss. Voraussetzung ist das Führen eines Lohnkontos für jeden Mitarbeiter. Rechtsgrundlagen für die Lohnbuchhaltung sind die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO).
Abhängig von der Größe des Unternehmens und von der Komplexität der Mitarbeiterstruktur müssen in der Lohnbuchhaltung für die Personalabrechnung fünf Kernaufgaben erledigt werden.
Für neue Mitarbeiter werden Lohnunterlagen eröffnet und sie werden bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Grundlage sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Zu diesen Daten gehören unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Art der Beschäftigung, die Staatsangehörigkeit und Angaben zu Beitragsgruppen.
Während der Dauer der Beschäftigung wird die Abrechnung der Bezüge über die Lohnbuchhaltung abgewickelt. Dazu gehören die Lohn- und Lohnnebensteuern, die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge, die Erstellung der Entgeltabrechnungen sowie die Berechnung der Gesamtbezüge.
Zu den weiteren Dienstleistungen, welche im Rahmen der monatlichen Lohnbuchführung erbracht werden, gehören neben der Ermittlung der abzuführenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auch die Erstellung der Buchführungsbelege sowie der Zahlungsvorschlagslisten für die mit der Abrechnung zusammenhängenden Zahlungen.
Die Lohnabzüge werden an die Sozialversicherungsträger, an das Finanzamt und gegebenenfalls an externe Zahlungsempfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen oder für die betriebliche Altersvorsorge, gemeldet und überwiesen. Der Solidaritätszuschlag und die einbehaltene Steuer werden von der Lohnbuchhaltung an das Finanzamt gemeldet.
Meistens wird am Ende eines Monats das Ausscheiden von Mitarbeitern abgewickelt und die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger durchgeführt und gegebenenfalls Personalstatistiken erstellt. Das Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters wird in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern und an die Krankenkasse gemeldet.
Zum Ende eines Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten und meldet diese an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und an die Statistikämter.
Wer die Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen führt, muss ein ausgewiesener Experte in diesem Bereich sein. Voraussetzung sind spezielle Kenntnisse nicht nur im Lohnsteuerrecht, sondern auch im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Tatsächlich werden immer wieder neue und für die Lohnbuchhaltung relevante Gesetze und Regelungen erlassen, sodass es unerlässlich ist, sich fortlaufend über diese gesetzlichen Neuerungen zu informieren. Doch auch diese Kenntnisse reichen nicht aus, um die Lohnbuchhaltung zuverlässig und fehlerfrei bearbeiten zu können. Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen Lohnkonten geführt und notwendige Beiträge an die entsprechenden Stellen abgeführt werden, zum Beispiel die Lohnsteuer an das Finanzamt und die Krankenkassenbeiträge an die jeweiligen Krankenkassen. Angesichts der Fülle der Aufgaben ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater zu delegieren. Die Kosten für die Lohnbuchhaltung sind abhängig von der Größe des Unternehmens sowie von der Anzahl der Mitarbeiter.
Wir sind Ihr Partner für Lohnbuchhaltung, die branchenspezifisch und maßgeschneidert konzipiert und durchgeführt wird. Nutzen Sie unsere unverbindliche Erstberatung und kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail an info@wlw-partner.de.
Die Lohnbuchhaltung ist eine zentrale Leistung von wlw. Für die Erstellung ist ein umfangreiches Wissen der entsprechenden Gesetzesvorgaben nötig. Daher sollten Expertinnen und Experten für Lohnbuchhaltung diese verantwortungsvolle und für Unternehmen verpflichtende Aufgabe übernehmen. Bei wlw ist für die Lohnbuchhaltung u. a. Anita Fleischmann verantwortlich. Im Gespräch erläutert die Steuerfachangestellte und geprüfte Fachassistentin für Lohn und Gehalt die Aufgaben bei der Lohnbuchhaltung, deren rechtliche Aspekte und die Wichtigkeit, immer gut informiert zu bleiben.
Archivieren übermittelter Lohndokumente
Einarbeiten von Lohnveränderungen;
Überprüfung steuer- und sozialversicherungs-
rechtlicher Vorgaben
Neuanlage von Arbeitnehmern
Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnauswertungen, sowie individueller Auswertungen
Erstellung und Übermittlung diverser Bescheinigungen für Behörden
Ansprechpartner für Behörden und Mandanten
Die Arbeit in der Lohnbuchhaltung unterscheidet sich von anderen Buchhaltungsbereichen dadurch, dass hier spezielle Kenntnisse zum Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht erforderlich sind. Darüber hinaus unterscheiden sich die Abrechnungstermine der Mandanten; sie sind individuell unterschiedlich und verteilen sich in der Regel über den gesamten Monat.
Die Abrechnungszyklen sind grundsätzlich monatlich. Die Termine zur Überweisung der Löhne und Gehälter sind selbstverständlich sehr wichtig und dürfen unter keinen Umständen verpasst werden. Auch die Übermittlungen der Beitragsnachweise und Meldungen an die Krankenkassen sowie der Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt müssen zwingend pünktlich erledigt werden. In der Lohnbuchhaltung steht Termintreue an oberster Stelle.
Zu Beginn überprüft man die Posteingänge und beantwortet bei Bedarf Nachrichten. Bescheide werden auf Richtigkeit überprüft, Telefonate erledigt. Innerhalb unseres Kanzleiteams bei wlw herrscht ein intensiver Austausch. Bei Besprechungen mit dem gesamten Team oder Meetings mit dem Team der Lohnbuchhaltung erörtern wir Fragen. Der weitere Arbeitsablauf richtet sich nach den anstehenden Aufgaben. Insgesamt ist die Arbeit in der Lohnbuchhaltung sehr vielfältig. Langweilig wird es nicht.
Ich lese regelmäßig Fachliteratur, z. B. die Zeitschrift DStR und Fachbeiträge von IWW Lohn und Gehalt. Außerdem beziehe ich aktuelle Informationen aus Newslettern vom Haufe Verlag, LSWB, der Krankenkassen und von Datev. Es gibt zudem eine Vielzahl von Onlineseminaren zum Thema Lohn und Gehalt, u. a. von Datev und den Krankenkassen. Immer auf dem neuesten Wissensstand zu sein, ist bei der Lohnbuchhaltung wirklich wichtig!
An erster Stelle können sich Haftungsprobleme gegenüber dem Mandanten bei Beanstandungen in Betriebsprüfungen der DRV und des Finanzamts ergeben, die unter Umständen unumkehrbar sind. Wie so oft gilt auch hier: Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Unsere Mandanten erwarten, dass wir auf dem neuesten Stand sind und korrekte Lohnabrechnungen erstellen. Genau das ist der Anspruch bei wlw.
Auch in der Lohnabrechnung kommt mittlerweile KI zum Einsatz. Sie ist sehr hilfreich bei Literaturrecherche oder für Textformulierungen. Allerdings sind die Ergebnisse gewissenhaft zu überprüfen.
Man kann beispielsweise die Personalkosten insgesamt und pro Mitarbeiter ableiten; außerdem Fehlzeiten, Urlaubsrückstellungen, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, die Mitarbeiter-Fluktuation, und die Arbeitnehmerstruktur mit Hinblick auf Vollzeit- und Teilzeitkräfte.
Eine gute und enge Zusammenarbeit mit den Personalverantwortlichen beziehungsweise mit der Personalabteilung ist für die Arbeit in der Lohnbuchhaltung sehr wichtig. Auch mit dem Team, das sich um Finanzbuchhaltung und Jahresabschlüsse kümmert, sollte man sich gut vernetzen.
Am besten läuft das digital. Alle notwendigen Angaben finden so ohne Systembruch ihren Weg ins Lohnprogramm.
Kommunikations-
fähigkeit
Analytisches Denken
Vorliebe für Literratur-
recherche
Verantwortungs-
bewusstsein
Teamfähigkeit
Offenheit gegenüber neuer Technik
Wenn sich zu Problemstellungen nur schwer Lösungen finden lassen. Auch Gesetzestexte und Richtlinie, die schwammig formuliert sind und keine klare Antwort liefern, stellen eine Herausforderung dar. Im Allgemeinen sind die Vielzahl an Regelungen bei steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vergünstigungen und die wachsende Bürokratie Themen, die eher aufhalten.
Die Lohnbuchhaltung bietet viele abwechslungsreiche Tätigkeiten. Ich kann mir meine Arbeit frei einteilen und auch meinen Arbeitsplatz wählen, wie ich möchte. Ich liebe den Kontakt mit wertschätzenden Mandanten. Außerdem habe ich bei wlw sympathische und hilfsbereite Kollegen und tolle Chefs.
Sie benötigen Unterstützung bei Ihrer Lohnbuchhaltung oder haben ein anderes Anliegen, bei dem wir Ihnen helfen sollen? Dann kontaktieren Sie uns per Mail oder Telefon!