Finanzbuchhaltung – unser kompakter Überblick

Eine unserer Kernkompetenzen für unsere Kunden ist die Finanzbuchhaltung. Sie ist die wichtige Basis für einen soliden und rechtskonformen Jahresabschluss. Das Wichtigste dazu haben wir für Sie in diesem kompakten Überblick zusammengefasst. Bei Fragen beraten wir Sie selbstverständlich auch persönlich.

Inhaltsverzeichnis

Finanzbuchhaltung (FiBu): Was ist das eigentlich genau?

In der Finanzbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle eines Unternehmen sachlich und monetär exakt abgebildet. Die Form der Buchhaltung – auch unter dem Kürzel FiBu bekannt – berücksichtigt also ausschließlich Aktivitäten des Unternehmens, die in Zahlen ausgedrückt werden können. Der Kauf einer Maschine, der Umsatzerlös aus dem Verkauf eines Produkts, eine Entnahme von Bargeld aus der Kasse und die Aufnahme eines Kredits sind dafür einige Beispiele, die für den Unternehmensalltag typisch sind. Die FiBu ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens, zu dem auch die Bilanzbuchhaltung und die Kostenrechnung zählen.

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Was ist ein Konto im Rahmen der Buchhaltung?

Die Geschäftsvorfälle werden im Rahmen der Finanzbuchhaltung über ein traditionsreiches Kontensystem gebucht. Es gibt einen einheitlichen Kontenrahmen, der alle möglichen Konten verfügbar macht. Das Unternehmen wählt daraus aus und kann sich einen individuellen Kontenplan erstellen. Man unterscheidet in diesem Zusammenhang zwei unterschiedliche Typen von Konten: die Bestands- und die Erfolgskonten. Ein Bestandskonto ist nicht erfolgswirksam. Buchungen, die über diese Konten abgewickelt werden, sind also weder mit einem Gewinn noch mit einem Verlust für das Unternehmen verbunden. Klassische Bestandskonten in der Buchhaltung sind der Fuhrpark, die Konten Bank und Kasse, das Darlehenskonto und das Konto für Waren, die produziert worden sind und dem Unternehmen einen Wert generieren. Erfolgskonten beeinflussen den Unternehmenserfolg – den Gewinn beziehungsweise -verlust. Beispiele sind die Umsatzerlöse, Abschreibungen und Zinsaufwand.

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Die Buchung als Basis: Wie funktioniert sie?

Jedes Konto hat eine Aktiv- und eine Passivseite, die die Werterhöhungen und die Wertminderungen enthalten, die durch eine unternehmerische Aktivität generiert werden. Ein Beispiel kann das besonders gut demonstrieren: Ein Unternehmer erwirbt für seinen Betrieb einen LKW und bezahlt diesen mittels einer Banküberweisung. Die Aktivseite des Kontos Fuhrpark hat damit eine Werterhöhung. Die Passivseite des Bankkontos – nicht zu verwechseln mit dem tatsächlichen Bankkonto bei der Hausbank – wird mit der Wertminderung belastet. Dies ist ein Beispiel einer Buchung zwischen Bestandskonten. Das System dieser Buchführung wird als Doppelte Buchführung bezeichnet.

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Was ist der Unterschied zwischen Finanz- und Bilanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung bildet die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens kontinuierlich ab. In bestimmten zeitlichen Abständen – in der Regel einem Geschäftsjahr – wird Bilanz gezogen. Der sogenannte Bilanzstichtag ist der Termin, bei dem Vermögengegenstände und Schulden eines Unternehmens einander gegenübergestellt werden. Auch die Gewinn- und Verlustrechnung, die aus den Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag) generiert wird, wird nun abgeschlossen. Soll und Haben werden miteinander verglichen. Die Differenz ist der Gewinn beziehungsweise Verlust und wird als Unternehmensergebnis bezeichnet. Die Finanzbuchhaltung ist also die Basis für den Jahresabschluss des Unternehmens und sollte somit professionell und präzise von einem Experten durchgeführt werden.

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Ist mein Unternehmen zur Buchhaltung verpflichtet?

Die Buchführungspflicht ist eine komplexe Sache, die viele Ausnahmeregelungen enthält und im Zweifelsfall mit dem Steuerberater diskutiert werden sollte. Die gängigste Regelung für die Verpflichtung zur Buchführung ist im Handelsgesetzbuch verankert. In Paragraf 1 heißt es: „Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern oder die im Handelsregister eingetragen sind, sind Kaufleute und damit zur Buchführung verpflichtet.“ Es gibt auch Unternehmen, bei denen aufgrund deren Rechtsform die Verpflichtung zur Buchführung gesetzlich vorgeschrieben ist.

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Was gilt für die FiBu von kleinen und mittleren Unternehmen?

Ausnahmen von der Buchführungspflicht beziehungsweise der Art der Buchführung gibt es insbesondere für die KMU-Unternehmen. Beispiele dafür sind der Kannkaufmann und der Kleinunternehmer. Der Kannkaufmann hat die Wahl, die Buchführung in seinem Unternehmen durchzuführen. Der Kleinunternehmer erhält diese Eigenschaft aufgrund der Tatsache, dass er unter einer bestimmten Einkommensgrenze angesiedelt ist. Dadurch hat er eine weniger aufwendige Buchführung zu leisten. Es genügt zum Beispiel das Erstellen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

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Welche Grundsätze gibt es für die Buchführung?

Die Buchführungspflicht ist in Deutschland an die Einhaltung bestimmter Regelungen geknüpft. Man bezeichnet sie als GoB – die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, deren Basis die Wahrheit und die Klarheit sind. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Belegpflicht: Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen und dieser ist (heute auch digital) für eine bestimmte Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Alle Buchungen sollen zudem fortlaufend, lückenlos und möglichst umgehend mit einer nachvollziehbaren Systematik erfolgen. Auch gewisse Buchungsgrundsätze sind von dem Unternehmen zu berücksichtigen. Wichtig sind besonders die Übersichtlichkeit und die Nachprüfbarkeit – etwa für eine Steuerprüfung. Diese sollte idealerweise durch einen versierten Steuerberater begleitet werden, damit Nachteile für das Unternehmen optimal vermieden werden können.

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Was nutzt mir die FiBu als Unternehmer?

Die Finanzbuchhaltung wird in vielen Unternehmen als lästige gesetzliche Verpflichtung beurteilt. Oft ist es die Komplexität des Steuerrechts, die diese Meinung bei den Unternehmern begünstigt. Doch die Unternehmensinformationen, die durch die Finanzbuchhaltung geschaffen werden, sind mit einer ganzen Reihe von Vorteilen für ein Unternehmen verbunden. So können in Zusammenarbeit mit der Kostenrechnung betriebswirtschaftlich sinnvolle Strategien für Verbesserungen abgeleitet und entwickelt werden. Das gilt insbesondere für Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Der Steuerberater kann als objektiver Experte in diesem Kontext wertvolle Unterstützung bieten. Zudem dienen Finanzbuchhaltung und Bilanz einem Unternehmen auch dazu, relevante Auskünfte zu erteilen – etwa an mögliche Darlehensgeber, Medien und Businesspartner.

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Welche Arten der FiBu gibt es?

Die Finanzbuchhaltung kann heute in zwei wesentliche Kategorien eingeteilt werden, von denen die eine der moderne Trend ist: Die digital gestützte Buchführung ist der manuellen Methode mit den klassischen Büchern überlegen. Dies hängt insbesondere damit zusammen, dass die computergestützte Lösung selbstverständlich mit erfreulich geringerem Aufwand verbunden ist. Es gibt für die digitale Buchführung leistungsstarke Softwareprodukte, die neben dem Komfort bei der Buchung auch noch andere Vorteile für das Unternehmen bieten. So ist die Fehleranfälligkeit, die manuelle Berechnungen bieten, durch die Programme natürlich umfassend reduziert. Außerdem besteht die Möglichkeit, die relevanten Daten unkompliziert auszutauschen. Auch die Kommunikation mit dem Steuerberater kann dadurch zügiger abgewickelt werden. Die grafische Darstellung von Unternehmensergebnissen ist ebenfalls ein Vorteil der digitalen Buchführung. Auch bei der Archivierung der Belege der Finanzbuchhaltung punktet die Variante mit dem Computer. Das Recht erlaubt nun das Einscannen und Speichern der relevanten Belege, sodass Dokumentenberge in Archiven des Unternehmens heute vermeidbarer Aufwand sind.

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