Mahlzeiten! – Über die steuerliche Einordnung der Bewirtung von Arbeitnehmern

Gute Verpflegung bindet Mitarbeitende – steuerlich ist sie aber tückisch. Auf was es bei Belohnungsessen, Geschäftsessen, Essen auf Reisen und Essensmarken steuerlich ankommt.

Belohnungsessen (Sachzuwendungen an Arbeitnehmer)

Ein „Belohnungsessen“, etwa als Anerkennung für seine Leistungen, gilt als Sachzuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und stellt daher steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar.

Ausnahme: Die Zuwendung kann steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, soweit der Grenzbetrag von 50 € (gem. § 8 Abs. 2 S. 11 EStG) für alle gewährten Sachbezüge im Monat nicht überschritten wird.

Geschäftliche Bewirtung (mit Dritten)

Nehmen Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung teil (z. B. mit Kunden oder Geschäftspartnern), entsteht für sie grundsätzlich kein geldwerter Vorteil. Die Teilnahme liegt im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers (R 4.7 Abs. 3 EStR, R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR). Beim Arbeitgeber sind diese Aufwendungen allerdings nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG).

Mahlzeiten aus besonderem Anlass (Arbeitsessen)

Werden Arbeitnehmer aus besonderem Anlass bewirtet, etwa während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z. B. während einer zeitaufwändigen Systemumstellung), stellen Mahlzeiten bis 60 € (brutto) keinen Arbeitslohn dar.

Bewirtet der Arbeitgeber ausschließlich eigene Mitarbeiter, ist der Aufwand grundsätzlich voll abzugsfähig (R 4.10 Abs. 7 EStR).

Mahlzeitengestellung während einer Auswärtstätigkeit (Reisekosten)

Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten, z. B. wegen Fortbildung außerhalb der 1. Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers, sind diese grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert als geldwerter Vorteil anzusetzen (§ 8 Abs. 2 S. 8 EStG).

Die Werte für 2026 betragen für Frühstück 2,37 €, Mittag-/Abendessen 4,57 € gemäß SvEV.

Dieser Ansatz entfällt jedoch, wenn der Arbeitnehmer für diesen Zeitraum Verpflegungspauschalen erhalten könnte (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG) z.B., wenn er mehr als acht Stunden auswärts tätig ist. In diesem Fall wird die gewährte Mahlzeit nicht der Steuer unterzogen.

Werden Verpflegungspauschalen an den Arbeitnehmer ausbezahlt und zugleich dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit bei seiner Auswärtstätigkeit gewährt, so ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Je nach bereitgestellter Mahlzeit beträgt die Kürzung 20 % für ein Frühstück und jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen (ausgehend von der Verpflegungspauschale für die 24-stündige Abwesenheit).

Ist der Arbeitnehmer weniger als acht Stunden auswärts tätig und erhält eine Mahlzeit, so stellt diese Mahlzeit steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Sie kann allerdings mit 25% pauschal versteuert werden.

Vereinbart der Arbeitgeber höhere Reisekostensätze für Verpflegung als steuerfrei möglich sind, so kann der Arbeitgeber zusätzlich bis zu 100 % der ungekürzten Verpflegungspauschalen auszahlen und diese pauschal mit 25 % gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG versteuern.

Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb (Kantine)

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt bereitstellt, können mit 25 % pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG). Als Bewertungsbasis dienen wiederum die amtlichen Sachbezugswerte (2026: Frühstück 2,37 €, Mittag-/Abendessen 4,57 €). Allerdings müssen die Mahlzeiten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Essensmarken und digitale Zuschüsse

Zuschüsse zu Mahlzeiten über Papier-Essensmarken oder digitale Lösungen (Karten/Apps) können ebenfalls als Sachbezug mit dem amtlichen Sachbezugswert behandelt werden. Voraussetzungen dafür sind:

Pro Arbeitstag wird tatsächlich eine Mahlzeit erworben.
An Urlaubs- oder Krankheitstagen werden keine Zuschüsse gewährt.
Der Zuschuss übersteigt den Sachbezugswert um höchstens 3,10 € (z. B. eine Essensmarke in Höhe von max. 7,67 € für ein Mittagessen je Arbeitstag).
Keine Essensmarken werden während der ersten drei Monaten einer Auswärtstätigkeit ausgegeben.

Vereinfacht kann der Arbeitgeber maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten im Kalendermonat den Arbeitnehmern mit einer 5-Tage Woche gewähren. Dann entfällt die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage des Arbeitnehmers und die Zuschüsse müssen nicht jeden Monat angepasst werden.

Die steuerliche Einordnung der Mitarbeiterverpflegung ist sehr komplex. Auch die Behandlung hinsichtlich der Sozialversicherung ist nicht zu unterschätzen.

Daher empfehlen wir Ihnen ein Gespräch mit einem Ansprechpartner bei wlw. Vereinbaren Sie dazu gerne einen Termin unter info@wlw-partner.de.