Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung
Abhängig von der Größe des Unternehmens und von der Komplexität der Mitarbeiterstruktur müssen in der Lohnbuchhaltung für die Personalabrechnung fünf Kernaufgaben erledigt werden.
1. An- und Abmeldung von Mitarbeitern
Für neue Mitarbeiter werden Lohnunterlagen eröffnet, und sie werden bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Grundlage sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Zu diesen Daten gehören unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Art der Beschäftigung, die Staatsangehörigkeit und Angaben zu Beitragsgruppen. Abhängig von der Beschäftigungsart, zum Beispiel als Angestellter oder geringfügig Beschäftigter, müssen von der Lohnbuchhaltung unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten berücksichtigt werden.
2. Abrechnung der Personalkosten
Während der Dauer der Beschäftigung wird die Abrechnung der Bezüge über die Lohnbuchhaltung abgewickelt. Dazu gehören die Lohn- und Lohnnebensteuern, die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge, die Erstellung der Entgeltabrechnungen sowie die Berechnung der Gesamtbezüge. Die Personalkosten werden unterteilt in Personalgrundkosten und Personalnebenkosten.
- Zu den Personalgrundkosten gehören die Kosten, die direkt für die Leistungserbringung anfallen, nämlich Lohn oder Gehalt, während die Personalnebenkosten oftmals durch tarifliche oder gesetzliche Regelungen entstehen.
- Gesetzliche Personalnebenkosten sind beispielsweise die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Leistungen für Feiertage und Urlaubstage, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Aufwendungen nach dem Schwerbehindertengesetz oder dem Mutterschutzgesetz. Die tariflichen Personalnebenkosten werden in den Tarifverträgen der jeweiligen Branche geregelt. Beispiele sind Beitragszahlungen für die betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen oder Gratifikationen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.
3. Meldungen während der Beschäftigungszeit
Die Lohnabzüge werden an die Sozialversicherungsträger, an das Finanzamt und gegebenenfalls an externe Zahlungsempfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen oder für die betriebliche Altersvorsorge, gemeldet und überwiesen. Der Solidaritätszuschlag und die einbehaltene Steuer werden von der Lohnbuchhaltung an das Finanzamt gemeldet. Anderes gilt für die Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung, die an die jeweiligen Krankenkassen übermittelt werden, die eine Weiterleitung an die Agentur für Arbeit und an den Rentenversicherungsträger veranlassen.
4. Meldungen bei Beendigung einer Beschäftigung
Meistens wird am Ende eines Monats das Ausscheiden von Mitarbeitern abgewickelt und die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger durchgeführt und gegebenenfalls Personalstatistiken erstellt. Das Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters wird in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern und an die Krankenkasse gemeldet.
5. Jahresabschluss
Zum Ende eines Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten und meldet diese an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und an die Statistikämter.
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