Lohnbuchhaltung – die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Lohnbuchhaltung – was ist das?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, der Mitarbeiter beschäftigt, ist von Gesetzes wegen zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das bedeutet, dass er monatlich eine Entgeltabrechnung erstellen muss. Voraussetzung ist das Führen eines Lohnkontos für jeden Mitarbeiter. Rechtsgrundlagen für die Lohnbuchhaltung sind die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO).

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung und Angebot von wlw

Abhängig von der Größe des Unternehmens und von der Komplexität der Mitarbeiterstruktur müssen in der Lohnbuchhaltung für die Personalabrechnung fünf Kernaufgaben erledigt werden.

1. An- und Abmeldung von Mitarbeitern

Für neue Mitarbeiter werden Lohnunterlagen eröffnet und sie werden bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Grundlage sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Zu diesen Daten gehören unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Art der Beschäftigung, die Staatsangehörigkeit und Angaben zu Beitragsgruppen.

2. Abrechnung der Personalkosten

Während der Dauer der Beschäftigung wird die Abrechnung der Bezüge über die Lohnbuchhaltung abgewickelt. Dazu gehören die Lohn- und Lohnnebensteuern, die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge, die Erstellung der Entgeltabrechnungen sowie die Berechnung der Gesamtbezüge.

Zu den weiteren Dienstleistungen, welche im Rahmen der monatlichen Lohnbuchführung erbracht werden, gehören neben der Ermittlung der abzuführenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auch die Erstellung der Buchführungsbelege sowie der Zahlungsvorschlagslisten für die mit der Abrechnung zusammenhängenden Zahlungen.

3. Meldungen während der Beschäftigungszeit

Die Lohnabzüge werden an die Sozialversicherungsträger, an das Finanzamt und gegebenenfalls an externe Zahlungsempfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen oder für die betriebliche Altersvorsorge, gemeldet und überwiesen. Der Solidaritätszuschlag und die einbehaltene Steuer werden von der Lohnbuchhaltung an das Finanzamt gemeldet.

4. Meldungen bei Beendigung einer Beschäftigung

Meistens wird am Ende eines Monats das Ausscheiden von Mitarbeitern abgewickelt und die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger durchgeführt und gegebenenfalls Personalstatistiken erstellt. Das Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters wird in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern und an die Krankenkasse gemeldet.

5. Jahresabschluss

Zum Ende eines Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten und meldet diese an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und an die Statistikämter.

Lohnbuchhaltung – selber machen oder einen Steuerberater beauftragen?

Wer die Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen führt, muss ein ausgewiesener Experte in diesem Bereich sein. Voraussetzung sind spezielle Kenntnisse nicht nur im Lohnsteuerrecht, sondern auch im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Tatsächlich werden immer wieder neue und für die Lohnbuchhaltung relevante Gesetze und Regelungen erlassen, sodass es unerlässlich ist, sich fortlaufend über diese gesetzlichen Neuerungen zu informieren. Doch auch diese Kenntnisse reichen nicht aus, um die Lohnbuchhaltung zuverlässig und fehlerfrei bearbeiten zu können. Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen Lohnkonten geführt und notwendige Beiträge an die entsprechenden Stellen abgeführt werden, zum Beispiel die Lohnsteuer an das Finanzamt und die Krankenkassenbeiträge an die jeweiligen Krankenkassen. Angesichts der Fülle der Aufgaben ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater zu delegieren. Die Kosten für die Lohnbuchhaltung sind abhängig von der Größe des Unternehmens sowie von der Anzahl der Mitarbeiter.