Lohnbuchhaltung – die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Lohnbuchhaltung konzentriert sich auf die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Beachtet werden müssen unter anderem die Erfüllung der gesetzlich vorgegebenen Meldeerfordernisse, die Pflege der Personalstammdaten und die Führung der Jahreslohnkonten. Welche Aufgaben konkret dazu gehören, welche Kenntnisse erforderlich sind, und warum es sinnvoll ist, die Lohnbuchhaltung von einem Experten erledigen zu lassen – das sind die wichtigsten Fakten.

Inhaltsverzeichnis

Lohnbuchhaltung – was ist das?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, der Mitarbeiter beschäftigt, ist von Gesetzes wegen zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das bedeutet, dass er monatlich eine Entgeltabrechnung erstellen muss. Voraussetzung ist das Führen eines Lohnkontos für jeden Mitarbeiter. Rechtsgrundlagen für die Lohnbuchhaltung sind die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO).

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Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Abhängig von der Größe des Unternehmens und von der Komplexität der Mitarbeiterstruktur müssen in der Lohnbuchhaltung für die Personalabrechnung fünf Kernaufgaben erledigt werden.

1. An- und Abmeldung von Mitarbeitern

Für neue Mitarbeiter werden Lohnunterlagen eröffnet, und sie werden bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Grundlage sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Zu diesen Daten gehören unter anderem die Sozialversicherungsnummer, die Art der Beschäftigung, die Staatsangehörigkeit und Angaben zu Beitragsgruppen. Abhängig von der Beschäftigungsart, zum Beispiel als Angestellter oder geringfügig Beschäftigter, müssen von der Lohnbuchhaltung unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten berücksichtigt werden.

2. Abrechnung der Personalkosten

Während der Dauer der Beschäftigung wird die Abrechnung der Bezüge über die Lohnbuchhaltung abgewickelt. Dazu gehören die Lohn- und Lohnnebensteuern, die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge, die Erstellung der Entgeltabrechnungen sowie die Berechnung der Gesamtbezüge. Die Personalkosten werden unterteilt in Personalgrundkosten und Personalnebenkosten.

  • Zu den Personalgrundkosten gehören die Kosten, die direkt für die Leistungserbringung anfallen, nämlich Lohn oder Gehalt, während die Personalnebenkosten oftmals durch tarifliche oder gesetzliche Regelungen entstehen.
  • Gesetzliche Personalnebenkosten sind beispielsweise die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Leistungen für Feiertage und Urlaubstage, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Aufwendungen nach dem Schwerbehindertengesetz oder dem Mutterschutzgesetz. Die tariflichen Personalnebenkosten werden in den Tarifverträgen der jeweiligen Branche geregelt. Beispiele sind Beitragszahlungen für die betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen oder Gratifikationen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

3. Meldungen während der Beschäftigungszeit

Die Lohnabzüge werden an die Sozialversicherungsträger, an das Finanzamt und gegebenenfalls an externe Zahlungsempfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen oder für die betriebliche Altersvorsorge, gemeldet und überwiesen. Der Solidaritätszuschlag und die einbehaltene Steuer werden von der Lohnbuchhaltung an das Finanzamt gemeldet. Anderes gilt für die Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung, die an die jeweiligen Krankenkassen übermittelt werden, die eine Weiterleitung an die Agentur für Arbeit und an den Rentenversicherungsträger veranlassen.

4. Meldungen bei Beendigung einer Beschäftigung

Meistens wird am Ende eines Monats das Ausscheiden von Mitarbeitern abgewickelt und die entsprechenden Meldungen an die Sozialversicherungsträger durchgeführt und gegebenenfalls Personalstatistiken erstellt. Das Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters wird in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern und an die Krankenkasse gemeldet.

5. Jahresabschluss

Zum Ende eines Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten und meldet diese an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und an die Statistikämter.

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Besonderheiten bei der Lohnabrechnung

Auch Minijobber und geringfügig Beschäftigte haben Anspruch darauf zu sehen, wie sich ihr Arbeitsentgelt berechnet. Ein Minijobber darf monatlich maximal 450 Euro verdienen, wobei bei wechselnden Arbeitszeiten das durchschnittliche Entgelt maßgeblich ist. Minijobs müssen zeitnah bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. Vom Minijob zu unterscheiden ist die kurzfristige Beschäftigung, die eine maximale Dauer von 70 Arbeitstagen betragen darf. Auch der Höhe nach ist die kurzfristige Beschäftigung auf 5.400 Euro in zwölf Monaten begrenzt. Wichtig für die Lohnabrechnung ist, dass auch bei geringfügig Beschäftigen der vorgegebene Mindestlohn eingehalten werden muss, der je nach Branche variieren kann. Bei bestimmten Personengruppen gibt es jedoch Ausnahmeregelungen, unter anderem bei freiwilligen Praktikanten, Jugendlichen unter 18 Jahren, bei Langzeitarbeitslosen und bei Pflichtpraktikanten.

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Lohnbuchhaltung: Steuerfreie Lohnbestandsteile

Steuerfreie Lohnbestandteile sind meistens an die Voraussetzung geknüpft, dass sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Gewähr von steuerfreien Arbeitgeberleistungen wird jedoch vom Gesetzgeber an strenge und bisweilen komplizierte Voraussetzungen gebunden.

Zu den steuerfreien Lohnbestandteilen gehören:

  • Reisekostenersatz, zum Beispiel Fahrtkosten
  • Sonn-, Nacht- und Feiertagszuschläge, zum Beispiel für Sonntagsarbeit 50 Prozent und für Nachtarbeit 25 Prozent des Grundlohns
  • Warengutscheine und Sachbezüge in Höhe von 44 Euro pro Kalendermonat, zum Beispiel die Überlassung von Jobtickets
  • Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro aus persönlichem Anlass, zum Beispiel Blumen oder Bücher
  • Betreuungsleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf für Kinder und pflegebedürftige Angehörige
  • Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten, zum Beispiel Kindergärten und andere vergleichbare Einrichtungen
  • Betriebsveranstaltungen von jeweils 110 Euro für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr
  • Typische Berufskleidung wie beispielsweise Arbeitshandschuhe oder Dienstkleidung im medizinischen Bereich
  • Fort- und Weiterbildung zur Vertiefung oder Erweiterung berufsbezogener Kenntnisse
  • Belegschafts- oder Personalrabatte, zum Beispiel für kostenlose oder verbilligte Waren oder Dienstleistungen
  • Umzugskosten für einen beruflich veranlassten Umzug
  • Unterstützung in Notfällen bis zu 600 Euro im Kalenderjahr
  • Betriebliche Gesundheitsförderung und Erholungsbeihilfen bis zu 600 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr für die Gesundheitsförderung. Für Erholungshilfe liegt der Pauschsteuersatz bei 25 Prozent und darf 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für ein Kind im Kalenderjahr nicht übersteigen.

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Lohnbuchhaltung: Steuerpflichtige Sachbezüge

Steuerpflichtige Sachbezüge sind Einnahmen aus dem Arbeitsverhältnis, die nicht als Gehalt gezahlt werden. Insoweit ist ein Sachbezug ein geldwerter Vorteil, durch den der Arbeitnehmer bereichert wird. Beispiele für steuerpflichtige Sachbezüge sind Kost und Logis bei Arbeitnehmern in der Gastronomie oder bei Hausangestellten, die Überlassung eines Dienstwagens auch zum privaten Gebrauch sowie Geschenke zu besonderen Anlässen. Die Bewertung von steuerpflichtigen Sachbezügen erfolgt auf der Grundlage von § 8 EStG (Einkommensteuergesetz). Diesbezüglich wird zwischen der Einzelbewertung, der Kraftfahrzeugüberlassung, der Versteuerung nach Sachbezugswerten und dem Rabattfreibetrag differenziert.

Lohnbuchhaltung – selber machen oder einen Steuerberater beauftragen?

Wer die Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen führt, muss ein ausgewiesener Experte in diesem Bereich sein. Voraussetzung sind spezielle Kenntnisse nicht nur im Lohnsteuerrecht, sondern auch im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Tatsächlich werden immer wieder neue und für die Lohnbuchhaltung relevante Gesetze und Regelungen erlassen, sodass es unerlässlich ist, sich fortlaufend über diese gesetzlichen Neuerungen zu informieren. Doch auch diese Kenntnisse reichen nicht aus, um die Lohnbuchhaltung zuverlässig und fehlerfrei bearbeiten zu können. Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen Lohnkonten geführt und notwendige Beiträge an die entsprechenden Stellen abgeführt werden, zum Beispiel die Lohnsteuer an das Finanzamt und die Krankenkassenbeiträge an die jeweiligen Krankenkassen. Angesichts der Fülle der Aufgaben ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater zu delegieren. Die Kosten für die Lohnbuchhaltung sind abhängig von der Größe des Unternehmens sowie von der Anzahl der Mitarbeiter.

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