Finanzbuchhaltung

Eine unserer Kernkompetenzen für unsere Kunden ist die Finanzbuchhaltung. Sie ist die wichtige Basis für einen soliden und rechtskonformen Jahresabschluss, die Umsatzsteuervoranmeldung und ein effektives Controlling.

Finanzbuchhaltung (FiBu): Was ist das eigentlich genau?

In der Finanzbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens sachlich und monetär exakt abgebildet. Die Form der Buchhaltung – auch unter dem Kürzel FiBu bekannt – berücksichtigt also ausschließlich Aktivitäten des Unternehmens, die in Zahlen ausgedrückt werden können. Die FiBu ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens, zu dem auch die die Kostenrechnung zählt.

Besteht eine Verpflichtung zur Buchführung?

Gemäß § 238 des Handelsgesetzbuchs sind alle Kaufleute verpflichtet, Bücher zu führen und ihre Handelsgeschäfte sowie ihren Vermögensstand gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) klar und vollständig aufzuzeichnen. Diese Pflicht gilt auch für Unternehmen, die nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) zur Buchführung verpflichtet sind.

Die Buchführungspflicht dient der Transparenz, der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen und der Erfüllung steuerlicher Pflichten. Sie umfasst die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, die Erstellung von Jahresabschlüssen sowie die Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen.

Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, müssen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Diese erfolgt in der Regel monatlich oder quartalsweise. In der Umsatzsteuervoranmeldung werden die Umsätze und Vorsteuerbeträge erfasst. Auf dieser Grundlage berechnet das Finanzamt die zu zahlende Umsatzsteuer oder den Erstattungsanspruch.

Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, welche sich regelmäßig aus der laufenden Finanzbuchführung ergibt, ist eine wichtige Verpflichtung, um die korrekte Abführung der Umsatzsteuer sicherzustellen und mögliche Steuernachzahlungen zu vermeiden.

Was nutzt mir die FiBu als Unternehmer?

Die Finanzbuchhaltung wird in vielen Unternehmen als lästige gesetzliche Verpflichtung beurteilt. Oft ist es die Komplexität des Steuerrechts, die diese Meinung bei den Unternehmern begünstigt. Doch die Unternehmensinformationen, die durch die Finanzbuchhaltung geschaffen werden, sind mit einer ganzen Reihe von Vorteilen für ein Unternehmen verbunden. So können in der Kostenrechnung betriebswirtschaftlich sinnvolle Strategien für Verbesserungen abgeleitet und entwickelt werden. Der Steuerberater kann als objektiver Experte in diesem Kontext wertvolle Unterstützung bieten. Zudem dienen Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss einem Unternehmen dazu, relevante Auskünfte zu erteilen – etwa an mögliche Darlehensgeber.

Mit einer vollständig digitalen Kanzlei wie wlw profitieren Unternehmen von weiteren Vorteilen. So werden etwa Belege papierlos über das Programm DATEV Unternehmen Online erfasst. OCR-Erkennung und eine in Teilen automatische Zuordnung sparen Zeit und Geld. Die Auswertung und der Zugriff auf die erhobenen Daten können von überall erfolgen. Kontaktieren Sie uns gerne unter der info@wlw-partner.de.

Wie Finanzbuchhaltung bei WLW in der Praxis aussieht, erklärt unsere Kollegin Laura Schneider im Interview – und gibt dabei authentische Einblicke in Aufgaben, Abläufe und die Rolle der Digitalisierung im Kanzleialltag:

Als Steuerkanzlei gehört die Finanzbuchhaltung (FiBu) zu unseren Kernaufgaben. Durchgeführt wird die FiBu von fachkompetenten Expertinnen und Experten. Dazu gehört auch unsere Kollegin Laura Schneider. Im Interview gibt sie einen Einblick in ihren Arbeitsalltag; sie spricht über die Aufgaben und rechtlichen Vorgaben in der Finanzbuchhaltung und darüber, wie die Digitalisierung ihre Arbeit als geprüfte Finanzbuchhalterin erleichtert.

Welche Hauptaufgaben fallen in der Finanzbuchhaltung typischerweise an?

In der Finanzbuchhaltung fallen typischerweise folgende Hauptaufgaben an:

Erfassung laufender Geschäftsvorfälle: Alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens werden festgehalten.
Kontenführung: Führung der Sachkonten, Debitorenkonten (Kunden) und Kreditorenkonten (Lieferanten).
Erfassung des Zahlungsverkehrs: Verwaltung der Ein- und Auszahlungen sowie Kontrolle der Bankkonten und Kassenbestände.
Anlagenbuchhaltung: Verwaltung und Abschreibung des Anlagevermögens.
Erstellung von Monatsabschlüssen: Prüfung und Bereitstellung der monatlichen Auswertungen (z.B. BWA)

Was genau gehört zu den jeweiligen Aufgaben in der FiBu?

Bei der Erfassung laufender Geschäftsvorfälle werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens festgehalten. Zur Kontenführung gehört das Führen der Sachkonten, der Debitorenkonten – das sind die Kundenkonten – und der Kreditorenkonten, also der Lieferantenkonten. Bei der Erfassung des Zahlungsverkehrs kümmere ich mich um die Verwaltung der Ein- und Auszahlungen und kontrolliere Bankkonten und Kassenbestände. Anlagenbuchhaltung bedeutet die Verwaltung und Abschreibung des Anlagevermögens. Bei der Erstellung von Monatsabschlüssen prüfe ich die monatlichen Auswertungen, z. B. in Form einer BWA, und stelle sie bereit.

Wie läuft ein klassischer Arbeitstag als Finanzbuchhalterin ab?

In der Kanzlei ist kein Tag wie der andere! Das macht die Arbeit als Finanzbuchhalterin so interessant. Natürlich gibt es trotzdem Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen: den Maileingang prüfen, offene Dokumente und Fristen prüfen, Aufträge und Aufgaben prüfen.

Worauf ist bei monatlichen bzw. jährlichen Abschlussarbeiten besonders zu achten, damit keine Fehler entstehen?

Bei den monatlichen bzw. jährlichen Abschlussarbeiten in der Finanzbuchhaltung ist es besonders wichtig, dass sorgfältig und strukturiert gearbeitet wird, um Fehler zu vermeiden. Einige zentrale Punkte, auf die man in der FiBu achten muss, sind:

– Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchungen. Hier überprüfe ich, ob alle Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Ich muss zudem sicherstellen, dass keine Belege fehlen und alle ordnungsgemäß verbucht wurden.

– Bei der Kontenabstimmung stimmt man alle Konten miteinander ab, insbesondere die Bankkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten.

– Periodenabgrenzung. Dabei ist auf die korrekte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben in die richtigen Abrechnungsperioden zu achten. Außerdem gehört hierzu die Bildung und Auflösung von Rückstellungen und Abgrenzungsposten.

– Außerdem muss man auf die regelmäßige und korrekte Bewertung des Anlagevermögens sowie die Berücksichtigung von Abschreibungen achten. Man überprüft Vermögensgegenstände und Schulden sowie deren Bewertung gemäß den gesetzlichen Vorschriften.

Prozessoptimierung und Digitalisierung sind als Stichworte in aller Munde – auch in der Steuerberatung. Welche Software-Tools oder Automatisierungslösungen können speziell in der Finanzbuchhaltung den Arbeitsalltag spürbar erleichtern?

Elektronisches Bankbuchen, Kredite buchen und Schnittstellen zu den Softwarelösungen des Mandanten (z.B. DATEV Unternehmen online) erleichtern den Arbeitsalltag erheblich.

Es gibt Unternehmen, die ihre Belege noch nicht digital erfassen. wlw unterstützt Mandanten dabei. Welche Schritte sind notwendig, um die digitale Belegarchivierung reibungslos einzuführen?

Um die digitale Belegarchivierung reibungslos einzuführen, sind zuerst einmal die Einwilligung und Akzeptanz seitens der Mandanten notwendig. Dann erhalten Mandanten und deren Mitarbeitende eine Schulung für die entsprechenden Programme. Wichtig für die Digitalisierung sind außerdem klare Prozesse im Unternehmen. Auch auf Seiten der Steuerkanzlei sind regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden von Nöten, damit alle auf dem neuesten Stand sind. Nicht zu vergessen: im Austausch bleiben. Durch das Feedback unserer Mandanten können wir schnell reagieren, wenn Prozesse angepasst werden müssen.

Steuern und Recht gehen Hand in Hand. Wie hältst du dich über gesetzliche Änderungen oder Steuerregelungen auf dem Laufenden?

Ich lese die Monatsinformationen und Mandantenbriefe und informiere mich über technische Neuerungen von Datev über die Newsletter und Informationen auf der Website.

Welche Folgen können Fehler oder Fristversäumnisse im Rechnungswesen haben?

Einerseits schadet Unzuverlässigkeit im Rechnungswesen einem guten Vertrauensverhältnis mit den Mandanten. Andererseits können verspätete Abgaben zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Bußgeldern, Strafen und Zinsen. Beides ist unbedingt zu vermeiden.

Manche Menschen halten Steuern für eine sehr trockene Angelegenheit. Dabei gehört zur Arbeit in einer Steuerkanzlei der Umgang mit Kollegen und Mandanten zum Alltag. Welche Soft Skills sind für Finanzbuchhalter wie dich wichtig?

Die Fähigkeit, klar und präzise mit Kollegen und Mandanten zu kommunizieren, ist essenziell, um Informationen zu teilen, Missverständnisse zu vermeiden und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Genauigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise sind unerlässlich, um fehlerfreie Buchungen vorzunehmen und korrekte Abschlüsse zu erstellen. Außerdem ist es wichtig, dass man Aufgaben priorisiert und effizient organisiert, um Fristen einzuhalten und den Überblick über viele parallele Aufgaben zu behalten.

Eine letzte Frage: Was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?

Ich habe Freude an abwechslungsreichen Arbeiten und immer neuen Herausforderungen.

Du interessierst dich für eine Anstellung bei wlw? Du willst gerne Teil unseres dynamischen Teams in Regensburg oder München werden? Dann schau doch mal bei unseren offenen Stellen vorbei oder kontaktiere uns direkt unter der info@wlw-partner.de.