Die neuen steuerlichen Spielregeln beim Bewirtungsbeleg und ihre Tücken

Das BMF hat am 30. Juni 2021 die Regeln für den Abzug von Bewirtungsbelegen als Betriebsausgaben angepasst, was auch die Möglichkeit der Digitalisierung mit einschließt. Das bisherige Schreiben aus dem Jahr 1994 ist damit aufgehoben.

Beschränkt und unbegrenzt abziehbare Kosten

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass waren bisher bereits zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn es sich dabei um Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln handelt.

Zu 100 % abzugsfähig sind Kosten für

  • Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck), z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich hierbeium eine übliche Geste der Höflichkeit handelt; die Höhe der Aufwendungen ist dabei nicht ausschlaggebend.
  • Produkt-/Warenverkostungen (z. B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen-)Händler, bei Messeveranstaltungen). Hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren.

Vorsicht ist geboten bei der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern. Nehmen diese an einer geschäftlichen Bewirtung teil, liegt der Abzug bei 70 %. Bei der Teilnahme an einer betrieblichen bzw. betriebsinternen Bewirtung, z. B. einer Weihnachtsfeier, sind die Kosten voll abzugsfähig.

Die geschäftliche Bewirtung

Am Geschäftsessen müssen betriebsfremde Personen, sogenannte Geschäftsfreunde, teilnehmen. Dies sind neben Kunden, Lieferanten und Auftraggebern gegebenenfalls auch deren Begleiter, wie z. B. Ehepartner. Für die Teilnahme des eigenen Partners muss aber ein geschäftlicher Anlass vorliegen, sonst sind die Bewirtungskosten nicht abziehbar.

Gut zu wissen: Betriebliche bzw. geschäftliche Bewirtungen können auch am Wochenende stattfinden. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen gehören indes regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den nicht abzugsfähigen Kosten der Lebensführung.

Was ist beim Eigenbeleg zu beachten?

Zum Nachweis (Eigenbeleg durch den Steuerpflichtigen) der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen müssen schriftlich die folgenden Angaben gemacht werden:

  • Ort
  • Tag
  •  Teilnehmer
  •  Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, ist die Rechnung über die Bewirtung zum Nachweis beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

Es ist der genaue Grund aufzuzeichnen, warum es zu der Bewirtung gekommen ist. Hier wird überprüft, ob eine betriebliche Veranlassung gegeben ist oder doch eher private Gründe im Vordergrund stehen. Angaben wie „Arbeitsgespräch“, „Infogespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ als Anlass der Bewirtung sind nicht ausreichend. Auch die Angabe der Geschäftsbeziehung zu der jeweils bewirteten Person (z. B. Steuerberater, Rechtsanwalt) reicht als Anlass nicht aus.

Zur Bezeichnung der Teilnehmer ist die Angabe ihres Namens erforderlich. Hierauf kann jedoch verzichtet werden, wenn ihre Feststellung dem Steuerpflichtigen nicht zugemutet werden kann (z. B. bei Bewirtungen anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl). In diesen Fällen sind die Zahl der Teilnehmer der Bewirtung sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben.

Außerdem ist die Unterschrift des Steuerpflichtigen auf dem Nachweis nötig.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Es genügt, wenn sich wegen der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen. Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Zusätzlich zu den Vorgaben bei Kleinbetragsrechnungen sind bei Rechnungen über 250 EUR die dem leistenden Unternehmer vom FA erteilte Steuernummer oder die ihm vom BZSt erteilte USt-IdNr. erforderlich. Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 KassenSichV bleiben unberührt.

Zudem muss die Bewirtungsrechnung über folgende Angaben verfügen:

  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angaben der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen hier nicht.
  • der genaue Tag der Bewirtung
  • Trinkgeld kann in der Rechnung ausgewiesen werden
  • Rechnungen bis zu 250 EUR müssen den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen nicht enthalten. Bei Rechnungen über 250 EUR bestehen keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des

bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

Erstellung von Bewirtungsrechnungen

Die Finanzverwaltung hat mit dem neuen Schreiben erstmals auch zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung aus Sicht des Bewirtungsbetriebs Stellung genommen.

Die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion sind auch für Bewirtungsbetriebe seit einiger Zeit weitestgehend verpflichtend. Wird ein solches System genutzt, muss auch die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mittels technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden.

Darauf ist zu achten

Für den steuerpflichtigen Gastgeber ergibt sich daraus die Verpflichtung, darauf zu achten, dass die Rechnung eine Transaktions- sowie Seriennummer enthält (auch als QR-Code möglich). Gleiches gilt für den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes.

Sollte die technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem ausfallen, ist es wichtig, dass der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich wird. Zum Beispiel durch eine fehlende Transaktionsnummer.

Sind im Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, kann die Vorlage des Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion durch die Rechnung (ohne Transaktions- und Seriennummer) und die Beifügung des Zahlungsbelegs der unbaren Zahlung ersetzt werden.  

Digitale Rechnungen und Belege

Ein digital erstellter oder digitalisierter Eigenbeleg ist zulässig, muss aber durch eine elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung vom Steuerpflichtigen autorisiert werden. Es muss sichergestellt sein, dass die Angaben nicht nachträglich undokumentiert geändert werden können.

Die digitalen Dokumente, also Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung, müssen zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) ist erlaubt. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.

Bewirtungen im Ausland

Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Regelungen.

Falls der Steuerpflichtige glaubhaft machen kann, dass er eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht bekommen konnte, reicht in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung aus, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Die Nachweispflicht liegt in jedem Fall beim Steuerpflichtigen.

Alle steuerlichen Anforderungen in Bezug auf Bewirtungskosten besprechen wir gerne mit Ihnen persönlich. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns!

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