GoBD und digitale Archivierung: Was Unternehmen beachten müssen

Wer digitale Buchführung einsetzt, muss strenge Regeln einhalten. Die GoBD geben genau vor, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Wer hier nachlässig ist, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung teure Hinzuschätzungen. Erfahren Sie, was hinter den GoBD steckt und wie Sie mit einer durchdachten Verfahrensdokumentation Ihre Compliance sichern.

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie konkretisieren die Vorgaben aus der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und legen fest, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Daten elektronisch verarbeiten und archivieren müssen. Ziel ist es, dass digitale Buchführung ebenso nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar ist wie die klassische Buchführung auf Papier.

Digitale Buchführung und Aufbewahrungsfristen

Unternehmen setzen heute in der Regel auf digitale Buchführung. Ob Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbewegungen oder E-Mails mit steuerlicher Relevanz: Alle Belege müssen ordnungsgemäß erfasst und archiviert werden. Die GoBD schreiben dafür eine Aufbewahrungspflicht von 6 bis 10 Jahren vor. Die jeweiligen Fristen sind in § 147 AO geregelt. Demnach sind beispielsweise Geschäftsbriefe lediglich 6 Jahre aufzubewahren, während die Aufbewahrungspflicht bei Buchungsbelegen 8 Jahre beträgt. Für Bilanzen und Inventare beträgt die Frist 10 Jahre. Neben den Fristen ist zu beachten, dass alle Daten maschinell auswertbar vorgehalten werden müssen – ein wichtiger Punkt, um spätere Steuerprüfungen zu erleichtern.

Verfahrensdokumentation: Pflicht und Chance zugleich

Ein zentrales Element der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt detailliert, wie die Buchführung im Unternehmen organisatorisch und technisch abläuft – von der Belegerfassung über Prüf- und Freigabeprozesse bis hin zur Archivierung. Die Dokumentation muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter die Buchführung jederzeit nachvollziehen kann. Sie ist damit ein wichtiger Baustein, um die Compliance Ihres Unternehmens sicherzustellen.

Betriebsprüfung und Datenüberlassung

Die GoBD räumen den Finanzbehörden weitgehende Rechte bei einer Betriebsprüfung ein. Prüfer können nicht nur Einblick in Belege fordern, sondern auch verlangen, dass Sie ihnen die relevanten Daten vollständig und in maschinell auswertbarer Form überlassen. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert Verzögerungen, unnötigen Erklärungsaufwand oder gar steuerliche Schätzungen.

So bleiben Sie GoBD-konform

Die GoBD betreffen nicht nur Ihre Buchhaltungssoftware, sondern auch interne Prozesse und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter. Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Systeme Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten, dass Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und dass Zugriffe protokolliert sind. Schulen Sie zudem Ihr Team und halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation stets aktuell.

Ob Prüfung Ihrer digitalen Buchführung, Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation oder Beratung zur optimalen Datenarchivierung – wir unterstützen Sie dabei, Ihre steuerlichen Pflichten sicher und effizient zu erfüllen. Vereinbaren Sie dazu gerne einen Termin unter info@wlw-partner.de.